レンタルスペースの対応マニュアル

1お客様がフォームから申し込む

お客様は、サイトの「レンタルスペース」ページのフォームから申し込みます。この時点では、予約は確定していません。お客様の画面にも、そのように表示されます。

2通知メールが届き、予約データと請求書の下書きができる

申し込みがあると、スタッフに通知メールが届きます。メールに、申し込みの内容が全部書かれています。同時に、次の2つが自動でできます。

• 予約データ … 状態は「審査中」です。そのあと、請求書の送信と入金に合わせて、自動で切り替わります。
• 請求書の下書き … 料金表の金額で、自動で作ります。通知メールのリンクから開けます。

3申し込み内容を確認する(審査)

通知メールで、申し込みの内容を確認します。メールを見れば足ります。予約データの画面を開く必要は、ありません。

同じ日時に、ほかの予約が入っていないかは、予約カレンダーで見ます。ガイドツアーと、レンタルの予約が、1つのカレンダーに出ます。

• URL … https://coba-member-register.note-proxy-worker.workers.dev/calendar(ブックマークしておきます)
• パスワード … hKGX4rKN4GwU9O

確認すること

• 同じ日時に、「仮押さえ」「確定」の予約がないか(審査中どうしは、重なることがあります)
• 利用の内容が、ご利用条件に合っているか

お受けする場合は、そのまま手順❹に進みます。

4請求書を送る

お受けする場合は、通知メールの「請求書下書きを開く」を押します。請求書の下書きのページが開きます。Shopify管理画面から探す必要は、ありません。

• イベント保険など別の費用があるときは、「カスタムアイテム」をもう1つ追加します。
• オプション(撮影・配信など)の希望があるときは、下書きのメモに書かれています。お見積りの金額を、カスタムアイテムで追加します。
• 料金が「0円」のときは、料金表で決められない申し込みです(「ご相談したい」など)。金額を入れてください。

送信の画面の「カスタムメッセージ」欄は、空のままで構いません。次のメッセージが、請求書のメールに、自動で入ってお客様に届きます。

お客様ごとに、追加で伝えたいことがあるときだけ、「カスタムメッセージ」に書きます(上のメッセージの前に、追加されます)。

送信すると、予約の状態が自動で「仮押さえ」になり、サイトのカレンダーに×が出ます。反映には、数分かかります。

5入金されたら、自動で確定する

お客様が請求書のメールのURLから支払うと、予約の状態が自動で「確定」になります。反映には、最大5分ほどかかります。

銀行振込の場合は、入金を確認したあと、注文管理で、その注文を開き、「支払い済み」にします。そのあと、自動で「確定」になります。

請求書の支払期日までに入金がないときは、お客様に連絡します。予約を取り消す場合は、予約データを削除します。サイトのカレンダーから、その日時が消えます。

6キャンセル・日程変更があったとき

お客様から連絡があったら、キャンセル料などは、「レンタルスペース利用規約」のキャンセル規定に従います。

日程の変更とキャンセルのときだけ、予約データを開きます。通知メールの「この予約データの画面を開く」か、次のURLから開けます。

https://admin.shopify.com/store/coba-co-jp/content/metaobjects/entries/rental_booking

• 日程を変更する … 予約データの、開始日・終了日・ふさがる時間帯を直して、「保存」を押します。
• キャンセルする … 予約データを削除します。サイトのカレンダーからその日が消えます。まだ支払われていない請求書の下書き(または注文)も、取り消します。
• 入金済みで返金が必要なとき … Shopifyの「注文管理」で、その注文を開き、「返金」から手続きします。

7利用当日

• 当日 … 申し込み内容(利用時間、設備、人数)を予約データの「メモ」で確認します。利用時間には、搬入・設営・リハーサル・撤収・清掃・原状回復の時間が含まれます。
• 破損・汚損があったとき … 修理・交換の費用をお客様に請求します。請求書の下書きを作って送ります(手順❹と同じです)。

8利用が終わったあと

原状回復ができているか、会場・設備・備品に破損や汚損がないかを確認します。

問題がなければ、Shopifyの「注文管理」で、そのレンタルの注文を開き、「発送済みとしてマークする」を押します。レンタルは配送がないため、注文が「未発送」のまま残ります。

• 押すと、その注文は注文一覧から非表示になります(アーカイブ)。削除はされません。注文一覧の「アーカイブ済み」で見られます。
• 入金前の注文は、「発送済み」にしても、アーカイブされません。入金の確認が先です。

9貸せない日を設定する

メンテナンスや社内行事などで、貸せない日があるときは、スタッフが予約データを1件作ります。「確定」の予約として登録すると、その日時がサイトのカレンダーで×になり、お客様は申し込めなくなります。

管理画面の「コンテンツ → メタオブジェクト → レンタル予定」を開き、右上の「エントリーを追加」を押して、次のように入力します。

• タイトル … 管理用の名前です(例:貸出不可(メンテナンス))。お客様には表示されません。
• 開始日 … 貸せない日です。続けて何日も貸せないときは、最初の日を入れます。
• 終了日 … 1日だけなら、空欄です。続く場合は、最後の日を入れます。
• ふさがる時間帯 … 1日中なら、午前・午後・夜間の3つを入れます。一部だけなら、その時間帯だけを入れます。
• 状態 … 確定にします。
• メモ … 理由などを、書いておきます(なくても構いません)。

入力したら、画面の上の「保存」を押します。押し忘れると、カレンダーに反映されません。